Утверждена 
приказом Министерства 
образования и науки
Республики Казахстан
от 13 января 2003 г. № 19

Инструкция
о ведении внутришкольной документации
в общеобразовательных школах

1. Общие положения

Повышение уровня руководства общеобразовательных школах (далее – школа) во многом зависит от правильного ведения внуришкольной документации, упрощения учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости учетных данных. Школьная документация – это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы школы.
Выполнение школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы.
Инструкция о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных организациях образования (далее Инструкция) устанавливает единые требования к внутришкольной документации организаций образования, порядок составления и оформления учебно-педагогической документации, ведение делопроизводства школы.
Устанавливаются сроки хранения документов. При этом в целях удобства введены сокращения, например документы постоянного хранения – ПХ, документы временного хранения – ВХ-3 (срок хранения 3 года). В Инструкции рассматриваются документы, срок хранения которых не менее одного года.
Внутришкольные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в достоверности внесенных данных. Записи в документах пишутся чернилами или на пишущей машинке (по решению администрации школы). Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление ответственность несут должностные лица, подписавшие документ.

2. Учебно-педагогическая документация.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из книги приказов, книги протоколов педагогического совета школы, книги учета личного состава педагогических работников, алфавитной книги записи учащихся, личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, журналов классов предшкольной подготовки, книги учета бланков табелей успеваемости учащихся, книги учета бланков и выдачи свидетельств об окончании основной школы, книги учета бланков и выдачи аттестатов об общем среднем образовании, книги учета выдачи похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвальных листов «За отличные успехи».
При смене директора школы обязательно передаются по акту следующие документы: книга приказов, книга протоколов педагогического совета школы, книга учета личного состава педагогических работников, алфавитная книга записи учащихся, книга учета бланков табелей успеваемости учащихся, книга учета бланков и выдачи свидетельств об окончании основной школы, книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем общем образовании, книга учета выдачи похвальных грамот и похвальных листов. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также заведующим районным (городским) отделом образования или специалистом, присутствующим при передаче.
В делах школы должны находиться выписка из решения районного (городского) акимата о закреплении за школой микрорайона с точным обозначением его границ (карта микрорайона школы); списки детей от 5 до 17 лет, проживающих в микрорайоне школы; списки учащихся, проживающих в микрорайоне школы, но обучающихся в других организациях обучения с подтверждающими документами; списки детей проживающих в других микрорайонах, но обучающихся в данной школе.
Книга приказов по школе ведется в школах, где имеется не менее трех работников (Приложение 1). Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией образования. В школах издаются приказы по основной деятельности, по личному составу и по движению учащихся. Приказы оформляются на бланке, имеют следующие реквизиты: название вида документа, дата, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись лица, уполномоченного подписывать акт.
Книга приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью школы.
Книга протоколов педагогического совета школы ведется в организациях образования, где имеется педагогический совет. (Приложение 2). В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляются итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, полугодие или учебный год.
Решения, принятые педагогическим советом записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.
Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы.
Книга учета личного состава педагогических работников ведется во всех школах (Приложение 3). Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице регистрируется не более 10 человек. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестаций учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.
Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью школы. Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится.
Алфавитная книга записи учащихся (Приложение 4) ведется в каждой школе для учета всех учащихся школы. Сведения об учащихся нового приема заносят в книгу ежегодно в алфавитном порядке. Требования по оформлению алфавитной книги отражены в указаниях по ее введению
Личное дело учащегося (Приложение 5) ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия). В личное дело учащегося заносятся общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам (табели успеваемости) и записи о наградах (Похвальный лист, Похвальная грамота). В период обучения учащегося в 10-11 (12) классах свидетельство об окончании основной школы находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы. Личные дела учащихся в 1-4 классах ведутся учителями, 5-11 (12) классах – классными руководителями.
Классный журнал является документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя школы. Устанавливаются два вида классных журналов для 1-4 (Приложение 6) и 5-11 (12) классов «Приложение 7). Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по форме, утвержденной Центральным исполнительным органом Республики Казахстан в области образования.
Заместитель директора школы по учебно-воспитательной работе (директор школы) дает указания учителям и классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год, в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет (1 недельный час – 2 страницы, 2 недельных часа – 4 страницы, 3 недельных часа – 6 страниц, 4 недельных часа – 8 страниц, 5 недельных часов – 10 страниц, 6 недельных часов – 12 страниц). В журнале учтены страницы, как для предметов инвариантной части Базисного учебного плана, так и для вариативной.
В классном журнале учитель обязательно отмечает посещаемость школьников, выставляет оценки за проверки самостоятельной и контрольной работ и устные ответы учащихся, а также записывает тему, изучавшуюся на уроке, в соответствии с программой и учебным планом, домашнее задание.
В классном журнале учитывается деление класса на подгруппы на уроках казахского языка в школах с русским языком обучения, русского языка в школах с казахским языком обучения, иностранных языков, информатике, физической культуре, трудовому обучению. На эти предметы в журналах отводятся соответствующие страницы. Форма записи дается в приложении.
Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно в соответствии с установленной формой и на языке обучения.
Классный руководитель (учитель начальных классов) заполняет «Общие сведения об учащихся» с использованием данных из них личных дел. Если учащийся прибыл в течение учебного года, его фамилия вносится в конце списка.
Ежемесячно классным руководителем в раздел «Учет посещаемости учащихся» записывается количество дней и уроков, пропущенных учащимися. Подводятся итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым учащимся и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год. В случае длительной болезни учащегося занятия с ним проводятся на дому (в санатории, больнице). В журнале, на специально вклеенном листе, учителями делаются записи о проводимых с ним занятиях или же эти сведения заносятся на основании справки об обучении в санатории или больнице.
Сведения об участии учащихся в кружках и на факультативных занятиях, в общественно-полезной работе, о сдаче Президентских тестов физической подготовленности заполняются соответственно классным руководителем, учителями начальных классов.
Страница «Замечания по ведению классного журнала» заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе или директором школы.
Журнал факультативных занятий (Приложение 8) является основным документом учета работы факультативных групп и групп курсов по выбору. Документ ведется в основных и средних школах по каждому факультативному курсу и курсам по выбору отдельно. Требования к ведению записей в журнале факультативных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.
Журнал учета пропущенных и замещенных уроков (Приложение 9) ведется в каждой школе заместителем директора школы по учебной работе (директором). В него вносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании надлежащих оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.п.). Учитель, проводивший урок в порядке замены, расписывается об этом в журнале.
Журнал учета пропущенных и замещенных уроков должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен подписью директора и печатью школы.
Журнал классов предшкольной подготовки (Приложение 10) ведется во всех школах, имеющих классы предшкольной подготовки, по форме, утвержденной Центральным исполнительным органом Республики Казахстан в области образования. Журнал класса предшкольной подготовки рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя класса предшкольной подготовки. Воспитатель обязан ежедневно отмечать в журнале не явившихся или опоздавших на занятия воспитанников.
Во всех школах ведется книга учета табелей успеваемости учащихся (Приложение 11). В этой книге делается отметка о полученных и заполненных табелях успеваемости учащихся. В соответствующих графах проставляются четвертные и годовые оценки по предметам в соответствии с общеобязательными государственными стандартами и записи решения педагогического совета. Табеля успеваемости учащихся хранятся в личных делах учащихся. Указывается регистрационный номер табеля успеваемости учащихся.
Книга учета бланков и выдачи свидетельств об окончании основной школы (Приложение 12) ведется в каждой основной и средней школе. Указания по ведению ее аналогичны указаниям по ведению книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем общем образовании.
В специальной коррекционной школе (вспомогательной) ведется книга учета бланков и выдачи свидетельств, установленного образца об окончании учащимися полного курса данной школы. Указания по ее ведению аналогичны указаниям по ведению книги учета бланков и выдачи свидетельств об окончании основной школы с учетом специфических особенностей коррекционных школ.
Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем общем образовании (Приложение 13) 
ведется в каждой средней школе. В первой части книги отдельно учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем общем образовании с указанием серии и номера обычного аттестата, аттестата с отличием и аттестата особого образца со знаком «Алтын белгi». Во второй части книги, в соответствии с ее формой, записываются полные сведения об окончивших среднюю школу. В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате; записываются сведения о награждении похвальной грамотой; указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата, ставится роспись в получении аттестата о среднем общем образовании.
В этой же книге делается отметка о выдаче справок учащимся 11-ых классов, имеющим неудовлетворительные оценки по одному или нескольким учебным предметам; дубликатов аттестата о среднем общем образовании; аттестатов экстерну.
Книга изготавливается и плотной бумаги в прочном переплете.
Книга учета похвальных листов «За отличные успехи и примерное поведение» и похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов» ведется в каждой общеобразовательной школе (Приложение 14). Учет ведется отдельно по похвальным листам и похвальным грамотам. Год награждения учащихся и вид награды указываются посередине, перед записями фамилий, имен и отчеств награжденных учащихся.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
3. Делопроизводство школы

Документное обслуживание управления деятельностью школы ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Министерством образования и науки Республики Казахстан, в которой дается система правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства в школе с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.
Контроль за исполнением документов периодически осуществляется администрацией школы по книге регистрации входящих и исходящих документов. Ответственность за состояние и правильное ведение делопроизводства в общеобразовательной школе, своевременное исполнение документов и сохранность их возлагается на директора школы и соответствующего работника, согласно

У К А З А Н И Я
к ведению классного журнала для 1-4 классов

1. Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя школы.
2. Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обязаны обеспечить хранение классных журналов и систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.
3. Классный журнал рассчитан на один учебный год. Журналы параллельных классов нумеруются литерами. Например, 1 «А» класс, 1 «Б» класс, 1 «В» класс и т.д.
4. Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (директор) дает указания учителям начальных классов о распределении в журнале страниц, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет.
5. Учитель обязан систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также отмечать посещаемость школьников на каждом уроке.
На левой стороне развернутой страницы журнала учитель обязан записывать дату проведения урока, отмечать отсутствующих на уроке учащихся буквой «н».
На правой стороне развернуто страницы журнала учитель обязан записывать тему, изученную на уроке, и задание на дом.
Графа «Заметки учителя» служит для записи замечаний учителя о поведении отдельных учащихся, их продвижении или отставании в учебной работе.
6. По письменным работам оценки выставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа.
7. По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам следует указывать точно их тему и количество использованных часов.
8. В графе «Домашнее задание» записываются содержание задания и характер его выполнения (читать, читать наизусть и т.д.), страницы, номера задач и упражнений, практические работы. Если учащимся дается задание на повторение, то конкретно указывается его объем.
9. Итоговые оценки за каждую учебную четверть выставляются учителем после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти. Одновременно с этим четвертные оценки переносятся им в сводную ведомость учета успеваемости и поведения учащихся.
10. Учитель начальных классов записывает в классном журнале фамилии и имена учащихся в алфавитном порядке; используя данные из их личных дел, заполняет «Общие сведения об учащихся»; ежемесячно записывает в разделе «Учет посещаемости учащихся» количество дней и уроков, пропущенных каждым учащимся и классом в целом за четверть и учебный год.
11. Страница «Показатели физической подготовленности» заполняется учителем физической культуры два раза в год.
12. Страница «Замечания по ведению классного журнала» заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе или директором школы.
13. Все записи в классном журнале должны производиться четко, аккуратно пастой или чернилами (по решению администрации школы).

Приложение 6
к Инструкции по ведению внутришкольной документации
в общеобразовательных школах
Министерство образования и науки Республики Казахстан

КЛАССНЫЙ ЖУРНАЛ
для 1-4 классов

(класс, наименование школы)

(города, села)

(района)

(области)

______________ учебный год